WordPress
De juridische onderdelen op je website
De meeste ondernemers schieten in de stress bij het horen van algemene voorwaarden, privacyverklaring, disclaimer, cookie verklaring, verwerkersovereenkomst... Absolute ondergeschoven kindjes. In dit blog geef ik je tips om dit beter en sneller op de rit te krijgen.
NOTE en tevens DISCLAIMER om mee te starten: ik ben geen jurist (en ga ik ook niet worden... haha!) Dus alle informatie in dit blog is echt alleen maar informatief en zeker niet juridisch! Ik zou dus ook zeker aanraden om een jurist je documenten te laten checken.
Op het moment dat je een website voor jouw business inzet, zijn zaken als algemene voorwaarden, AVG-regelgeving, privacy, cookies die ineens belangrijk zijn!
"Pffff, daar ben ik mn business niert voor gestart" denk je misschien... "Wat een geneuzel!"
Allereerst als bedrijf ben je verplicht om de bezoekers van je website netjes over wie je bent. Daarvoor is alleen je bedrijfsnaam niet voldoende. Het KvK nummer moet voor bezoekers bijvoorbeeld goed te vinden zijn.
Maar er zijn nog veel meer juridische onderdelen die een rol spelen bij een website. Ik neem ze een voor een door, om per onderdeel wat tips te geven.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen je helpen om een betere ondernemer te zijn. Deze rechtsgeldige algemene voorwaarden bepalen wat je klanten, leveranciers of afnemers van je mogen verwachten, maar óók wat je van hen verwacht. Effe kort door de bocht: het is een opsomming van de algemene rechten en plichten van de klant én van jou als ondernemer.
Met de juiste bewoordingen zijn algemene voorwaarden een goede manier om jezelf te beschermen tegen de risico’s van ondernemen.
"Wat moet er in mijn algemene voorwaarden staan?"
De inhoud van de algemene voorwaarden is o.a. afhankelijk van verschillende factoren zoals jouw bedrijfsactiviteiten, jouw werkwijze en wie jouw klanten zijn. Op die vraag is dus niet echt een lekker simpel antwoord te geven.
Op deze twee websites kun je goede informatie vinden van wat er echt in moet staan:
De inhoud van de algemene voorwaarden moet zo te zijn, dat jouw klanten de algemene voorwaarden goed kunnen lezen en begrijpen. Gebruik dus gerust Jip- en Janneketaal! En gebruik zeker geen juridische termen waarvan niet iedereen snapt wat ermee bedoelt wordt.
Nog een tip: gebruik niet een te klein lettertype.
Om de leesbaarheid van de algemene voorwaarden verder omhoog te krikken: maak de volgorde van de algemene voorwaarden logisch, dus niet de bepaling “Totstandkoming van de overeenkomst” bijvoorbeeld na de bepaling “Uitvoering van de overeenkomst”.
Nog een tip: nummer de artikelen in de algemene voorwaarden, zo kun je eenvoudig naar een ander artikel in de algemene voorwaarden verwijzen.
Ohwja... Plaats je algemene voorwaarden in de footer (onderaan dus) op je website, laat mensen ze voor akkoord aanvinken bij online verkoop en stuur ze mee met je offertes/ opdrachtovereenkomst.
En als laatste... stel je voor dat je algemene voorwaarden van internet hebt gekopieerd, laat er dan een jurist doorheen lezen, om de voorwaarden compleet te maken.
Privacyverklaring
Vanwege de wet AVG (sorry... ik moet áltijd aan Aardappel Vlees Groente denken... afwijking van mijn popcorn-hoofd ;-)) ben je als ondernemer verplicht om aan te geven welke gegevens je van een klant bewaart en hoe lang en hoe je klant deze gegevens kan opvragen of laten verwijderen.
Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden als je daarvoor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel hebt... Wat je met deze gegevens doet, vertel je aan je klant in een privacyverklaring op je website.
Tip: via deze website kun je stap voor stap een passende privacyverklaring maken:
Deze privacyverklaring generator helpt je aan een basistekst voor die:
- voldoet aan de nieuwe privacywetgeving die in mei 2018 in werking trad (de AVG dus). De privacyverklaring is ook te gebruiken voor persoonsgegevens die je offline verzamelt. Bijvoorbeeld via de telefoon of schriftelijk.
- kort en voor je klanten begrijpelijk is.
- zo goed als mogelijk is toegespitst op jouw business. In een aantal gevallen moet je na het genereren van de tekst nog stukken aanvullen.
(Denk aan welke cookies jouw website gebruikt en de grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens.)
En eh... nogmaals... ik zou zeker aanraden om een jurist nog even te laten checken.
disclaimer
In veel disclaimers staat dat de ondernemer, de eigenaar van de website dus, niet aansprakelijk is voor bepaalde getoonde informatie. Maar om je goed beeld te geven: je kunt dat niet zo simpel regelen met een disclaimer. Aansprakelijkheid is nameliijk in de wet geregeld. En een disclaimer verandert daar dus echt niks aan.
Wat is het dan wel? Een disclaimer is zeg maar een verklaring. Het is een uitleg of mededeling van jouw kant. Je kunt de bezoekers van je website informeren en duidelijkheid geven.
Voorbeelden van wat je in jouw disclaimer kunt zetten:
- Je geeft aan dat je alle teksten en foto’s op jouw website zelf hebt gemaakt, dit om aan te geven dat er auteursrecht op zit
- Wanneer je advies geeft vanuit persoonlijke ervaring, vermeld je dat je geen expert of officiële instantie bent, net zoals ik heb gedaan bovenaan dit artikel
Cookie Verklaring
Bijna alle websites maken wel gebruik van cookies. Volgens de AVG en de vernieuwde Cookiewet is een eenvoudige ‘alert’ niet voldoende en moeten ondernemers met een website nu volledige transparantie te bieden over hun cookies.
Kortom... er is een tekstbestand nodig waarin alle details over jouw cookiebeleid worden uitgelicht. Vaak is een cookieverklaring is een verdieping van de inhoud van de privacyverklaring.
"Wat moet er in de cookieverklaring beschreven worden?"
Met een cookieverklaring informeer je jouw websitebezoekers over je gebruik van cookies. Onderstaande zaken moeten in een cookieverklaring omschreven staan:
- Welke cookies je gebruikt
- Wat de functie is van deze cookies
- Hoe deze cookies precies geplaatst worden
- Hoe bezoekers cookies kunnen weigeren of blokkeren
- Het bewaartermijn van de geplaatste cookies
Al deze informatie moet getoond worden vóórdat de gebruiker toestemming geeft voor het plaatsen van het cookie. Vaak wordt in de cookiemelding (in een pop-up venster) verwezen naar de uitgebreide cookieverklaring.
"Maar eh...Is een cookieverklaring verplicht voor mijn website?"
Maak je gebruik van cookies op jouw website? Dan is het op grond van de Cookiewet en de AVG verplicht een cookieverklaring te hebben. Wie géén cookies gebruikt, hoeft dus geen cookieverklaring te hebben.
Verwerkersovereenkomst
Een verwerkersovereenkomst is verplicht binnen de AVG. In een verwerkersovereenkomst worden de afspraken (verantwoordelijkheden) vastgelegd die gelden bij de verwerking van persoonsgegevens door een ander bedrijf (de verwerker) dan die de persoonsgegevens heeft verzameld (de verwerkingsverantwoordelijke dus). Het sluiten van een verwerkersovereenkomst is een verplichting voor zowel de verwerkersverantwoordelijke als de verwerker.
"Wat moet er in de verwerkersovereenkomst worden vastgelegd?"
In ieder geval moeten de volgende onderwerpen worden vastgelegd:
- welke persoonsgegevens je gaat verwerken
- aan welke partijen jij de persoonsgegevens mag verstrekken en dat die partijen (derden) dezelfde plichten opgelegd krijgen als de verwerker
- op welke manier en voor welke doelen jij de persoonsgegevens gaat verwerken
- welke beveiligingsmaatregelen jij hebt genomen om de opgeslagen gegevens te beveiligen
- hoe aan de rechten van de betrokkene wordt voldaan, bijvoorbeeld inzage en correctie
- dat de verwerkingsverantwoordelijke audits mag uitvoeren (controle op de organisatie)
- wanneer en op welke manier de gegevens weer verwijderd worden
- dat de verwerker ondersteunt bij het melden van eventuele datalekken
Pffff... wat een hoop, hè?!
Als je geen idee hebt waar je moet beginnen, neem dan zeker eens contact met een jurist op die je helpt. Zelf word ik heel blij van deze dames die zelf ook creatieve ondernemers zijn en gelukkig gewoon in Jip- en Janneke taal praten:
Ik hoop dat je een stuk wijzer bent geworden en dat deze juridische onderdelen niet meer helemaal het ondergeschoven kindje zijn van je geweldig mooie business!